Il y a six mois, après avoir expérimenté ça avec mon client zKorp, j'ai commencé à développer mon propre système de connaissance personnel, afin de faciliter mon travail au quotidien et capitaliser sur tout ce que je sais et connais, en plus de ma veille à piloter.
Alors j'ai construit un "vault". Un système documentaire que j'alimente tous les jours, manuellement et avec des agents IA depuis plus de 6 mois.
Partons déjà de la base : le problème que je voulais résoudre
Dans n'importe quelle entreprise, la connaissance vit à trois endroits qui ne se parlent jamais entre eux : dans des documents épars, dans des outils qui ne communiquent pas...et dans la tête des gens. C'est d'autant plus vrai dans des sociétés tech avec des profils techniques compétents qui ne demandent qu'à partager leurs connaissances et à en absorber de nouvelles...sans avoir forcément le meilleur moyen pour y arriver.
Quelqu'un part, et il embarque avec lui six mois (ou six ans) de décisions, de correctifs, d'exceptions apprises à la dure, sans que rien n'ait jamais été écrit nulle part.
Vous allez me dire "non mais on a une documentation". Ne nous mentons pas, d'accord?
Je ne voulais pas d'un nouvel outil de plus à alimenter en parallèle de tous les autres. Je voulais un seul endroit, qui survivrait à n'importe quel changement d'outil (IA compris). Un espace où je pourrais développer d'autres outils par dessus qui communiqueraient entre eux, créant des processus internes qui me seraient propre... mais aussi utilisables en entreprise.
Comment je l'ai construit, point par point
Rien d'exotique, et c'est voulu. Le vault est un dépôt Git de fichiers Markdown (du texte en gros), lisibles par n'importe qui, sans aucun outil propriétaire ni abonnement. Voici les briques concrètes :
Un seul point d'entrée pour toute matière brute. Une note vocale prise entre deux rendez-vous, un post que j'écris, une transcription de réunion, une transcription d'un live ou d'une vidéo longue, un incident technique repéré sur un projet : tout entre par le même sas, avant d'être extrait, compris, trié et ingéré par le système.
**Une structure de dossiers qui reflète la vraie vie d'une entreprise : ** Des projets, des personnes, des entreprises partenaires, des process qui se répètent, un journal des décisions et des corrections dans le temps. Rien de figé : la structure a le droit d'évoluer, tant qu'elle reste compréhensible par quelqu'un qui n'a jamais ouvert le système avant. Il faut que ça soit maintenable et scalable. Sinon personne ne s'en servira jamais.
Des règles vivantes, appliquées à chaque session. Quand je corrige une méthode, une façon de ranger, ou une tournure de voix qui ne me ressemble pas, la correction n'est jamais appliquée une seule fois puis oubliée. Elle est écrite dans une note de règles que toute session future relit avant de travailler. C'est ce qui évite de corriger dix fois la même erreur.
Des liens, partout, entre les notes. Une information isolée ne sert à rien. Une décision reliée au projet, à la personne, et à la règle qu'elle a fait naître, devient exploitable des mois plus tard, par n'importe qui, moi y compris (surtout quand j'ai oublié le contexte d'origine).
Des agents qui travaillent directement dedans. Ce n'est pas un classeur qu'on consulte de temps en temps. Des agents lisent le vault, y cherchent une information réelle avant de répondre, et écrivent dedans quand une nouvelle information ou modification doit y entrer. Plusieurs sessions peuvent travailler en parallèle sur des sujets différents du même système, sans que ça crée des problèmes.
À quoi ça sert, concrètement
Le vault absorbe ce qui se perd habituellement : les lives, les rendez-vous enregistrés, les documents commerciaux, les retours clients, l'expertise qui vit dans la tête de mes clients et de leurs équipes. Il sert ensuite de base à toute la production de contenu et de supports de vente que je construis, à l'aide d'outils que j'ai développé à côté et qui fonctionnent à la fois dans mon vault mais aussi indépendemment.
Un extracteur d'articles X. Qui va venir aller chercher sur le réseau social directement l'article que je lui donne, récupérer toute sa mise en forme et l'intégrer dans mon vault. Soit pour le retranscrire sur un autre site (lorsqu'il s'agit de mes propres articles), soit pour enrichir de la connaissance sur un sujet cible.
Un créateur d'infographies multi-formats. Respectant la charte graphique des projets/entreprises concernées, pour mettre en page des informations précises, rapidement. Les deux visuels de cet article en sont d'ailleurs directement issus.
Un créateur de one-pager commerciaux. Créant des PDF directement exploitables, dans la charte graphique de mes clients et projets. Pilotable par IA et modifiable à la main ou à la voix si besoin.
ShortIT, une machine de guerre de gestion de contenus longs. Une de mes spécialités, c'est l'animation de lives sur Internet. C'est d'ailleurs un vecteur de communication marketing très fort, à la fois dans le B2C et dans le B2B (même si c'est trop souvent des lives powerpoint pour la plupart des personnes...) Sauf qu'un live, c'est une à deux heures et après le replay dort sur une chaîne Youtube innexploitée. J'ai crée une application me permettant de récupérer tout le transcript d'une vidéo pour l'ingérer dans le système, permettant à la suite de créer d'autres contenus avec cette connaissance, mettre à jour un site internet et j'en passe. Mais aussi la possibilité de créer des contenus verticaux issus de ces lives, rapidement et efficacement. Là encore pour capitaliser sur l'argent et le temps investi dans ces formats longs!
Un portfolio manager de NFT et de cryptommonaie Mais ça, je vous en parle précisément dans un autre article !
En gros, je ne repars jamais de zéro. L'article que j'ai écrit récemment sur un de mes projets a été rédigé en une fraction du temps habituel, parce que toute la matière (les décisions techniques, les chiffres, le contexte) existait déjà, structurée, prête à être réutilisée par mon système. Bien sûr, il y a une repasse humaine derrière mais elle reste minime et surtout moins chronophage qu'avant... sans perdre la qualité du contenu produit.
C'est exactement le principe : rien de ce qu'on construit ne devrait rester enfermé dans le contexte où ça a été créé. C'est aussi la base de l'omnicanalité en marketing mais c'est un sujet pour une autre fois.
Chaque entreprise a sa propre version de ce problème, avec ses outils, ses habitudes et ses résistances au changement. Si vous voulez qu'on regarde ensemble ce que ça donnerait chez vous, c'est le bon moment d'en discuter.
Dans mon quotidien et dans tout ce que j'entreprends
Concrètement, chaque journée de travail commence et finit par le vault.
Quand une session de travail devient longue, plutôt que de la laisser dériver et de tout perdre au changement de contexte, j'écris une note de passation dans mon système grâce à un agent dédié : où j'en suis, ce qui a été décidé, ce qu'il reste à faire. La session suivante reprend exactement là où l'autre s'est arrêtée, même si ce n'est pas moi qui la relance. En plus, ça permet d'économiser des tokens... tout le monde est gagnant!
Et surtout, ce système ne se contente pas d'être consulté vous l'aurez compris. Il est corrigé en continu. Quand quelque chose sonne faux, ou qu'une méthode ne fonctionne pas comme prévu, la correction rentre immédiatement dans le système, pas seulement dans ma tête pour la prochaine fois où j'y penserai (car je risque surtout d'oublier...)
Bon d'accord mais pour vous, ça marcherait comment?
C'est là que je veux vous emmener, parce que ce que je fais pour moi, mais je le construis aussi pour mes clients, à une autre échelle.
Mutualiser les connaissances. Ce qu'un commercial apprend sur un client, ce qu'un développeur découvre en résolvant un bug, ce qu'un support client répète pour la dixième fois à un utilisateur : tout ça devient une connaissance commune, au lieu de rester enfermé dans une conversation privée ou une tête qui partira un jour.
Favoriser la transmission. Un nouvel arrivant dans votre équipe ne devrait pas passer six mois à réapprendre par oral ce que l'entreprise sait déjà. Un système de connaissance bien construit lui permet de retrouver en quelques minutes ce qui, sinon, se transmet lentement, mal, et de façon incomplète.
Encourager une co-création active, pas une consultation passive. Un système que tout le monde lit mais que personne n'alimente meurt lentement, désynchronisé de la réalité en quelques mois. Un système que chaque équipe nourrit en continu, avec ses propres découvertes et corrections, reste vivant et fiable mais surtout maintenable!
Réunir commerce et marketing autour de la même matière. Ce sont souvent deux mondes qui travaillent côte à côte sans jamais réellement travailler ensemble. La même connaissance client, le même argumentaire testé sur le terrain, la même preuve concrète, peuvent nourrir un support commercial et un contenu marketing sans ressaisie et sans perte de sens et d'intérêt business entre les deux.
Faire circuler le savoir de vos équipes techniques déjà en place. C'est souvent l'angle mort le plus coûteux pour vous. Vos développeurs et vos experts techniques ont déjà résolu la plupart des problèmes que votre entreprise rencontrera de nouveau demain. Ce savoir existe, mais il reste trop dispersé, disponible uniquement pour qui pose la bonne question à la bonne personne, au bon moment. Le rendre explicite et cherchable change la vitesse à laquelle toute l'entreprise apprend, pas seulement l'équipe technique. Aussi, ça vous permet de capitaliser encore plus sur vos événements internes et externes, par de la captation vidéo directement intégrée dans le vault par la suite pour vos différentes actions à mener, qu'elles soient commerciales ou marketing.
L'IA doit résoudre des problématiques en créant des solutions spécifiques, pas en étant une solution miracle à tout.
Un système de connaissance n'est pas un projet informatique de plus à confier à un prestataire externe qui repartira avec sa méthode le jour où le contrat s'arrête. C'est une discipline, appliquée tous les jours, ou chaque personne au sein de votre société va pouvoir apporter sa pierre à l'édifice et qui finira par devenir l'infrastructure invisible de tout ce que votre entreprise construit ensuite.
C'est exactement ce que j'apporte à mes clients : je ne me contente pas de recommander un outil, je construis le système avec vous, et je m'assure qu'il vous appartienne vraiment, pas à moi. C'est aussi ça le marketing, oeuvrer à mettre en place des processus internes cohérents en entreprise.
Si vous voulez voir comment j'applique concrètement ce principe et d'autres à mes missions de CMO tech, j'ai détaillé tout ça sur cette page : IA Utile.
En attendant, merci de m'avoir lu et retrouvez-moi sur LinkedIn ou par mail si vous voulez qu'on échange plus sur le sujet!
On regarde ensemble ce qu'un système comme celui-ci changerait pour votre équipe, avec ce que vous avez déjà en place.